Selskab og gaver: Mad, drikkevarer og gaver til gæsterne inden for et budget

Sæt først ét samlet beløb for hele selskabet, og del det på tre poster: mad, drikkevarer og gaver. Hold en lille del tilbage til det uforudsete. Tæl derefter gæsterne op, og del dem i grupper efter, hvad de skal have at spise og drikke. Så kan du vælge post for post, hvad der skal købes, lånes eller laves selv. Rækkefølgen er altid den samme: ramme, gæsteliste, menu, drikkevarer, gaver og til sidst indkøbsliste.

Guiden gælder fødselsdage, fester og familiesammenkomster i hjemmet eller i et lille lejet lokale. Den gælder ikke erhvervsarrangementer.

Første trin: Sæt rammen, før du tænker på menuen

Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen kalder store fester en stor udgiftspost for mange familiers økonomi. Det er derfor værd at bestemme beløbet først. Ellers bliver rammen bare summen af det, du endte med at købe.

Beløbet kommer ikke fra en tilfældig procentdel af indkomsten. Det kommer fra, hvad budgettet kan bære. Har du ikke et budget endnu, så start med hverdagsbudgettet. Ved du, at selskabet kommer hvert år, hører det hjemme blandt de poster, du fordeler over året. Se guiden om uregelmæssige udgifter.

Andet trin: Lav gæstelisten, og del den i grupper

Skriv alle gæster ned, og marker dem, der ændrer indkøbet:

• børn, der spiser og drikker anderledes end voksne
• gæster, der skal køre bil
• gæster, der ikke drikker alkohol
• gæster med allergi, eller som ikke spiser bestemte fødevarer
• gæster, der kun kommer til kaffe eller aftensmad

Spørg om allergier og kostønsker, før du lægger menuen. Det er billigere at vide det i forvejen end at købe ekstra ind undervejs. Husk også, at ikke alle, der er inviteret, kommer. Regn med det tilsagn, du har, ikke med det håbede antal.

Tredje trin: Vælg en menu, der kan laves selv

Valget af retter afgør en stor del af madbudgettet. Spørg dig selv ved hver ret:

• Kan den laves dagen før, så du ikke står i køkkenet under selskabet?
• Bruger den få, almindelige råvarer, du alligevel køber?
• Kan gæsterne tage selv fra et fælles bord, så der bliver mindre spild?
• Vil nogen af gæsterne gerne medbringe en ret? Sig det tydeligt og i god tid, så der ikke kommer dobbelte.

Beregn mængderne ud fra gruppeopdelingen, ikke ud fra et gæt. Skriv hver ret op med ingredienser, træk fra det, du allerede har i skabene, og køb kun resten. Det er indkøbslisten.

Fjerde trin: Drikkevarer til alle

Drikkevarer kan let løbe løbsk, fordi de købes i store mængder. Planlæg dem i grupper:

• Børn: vand, saftevand eller en enkelt sodavand. Det behøver ikke være mange forskellige slags.
• Chauffører og dem, der ikke drikker: sørg for, at der er noget mere festligt end postevand, fx alkoholfri øl eller en alkoholfri drink. Så føler de sig ikke som tilskuere.
• Øvrige voksne: vælg få slags frem for mange. Spørg, hvad der er brugt ved sidste lignende selskab, og tag udgangspunkt i det.

Skal du leje udstyr eller købe drikkevarer i større mængder hos en leverandør, så få aftalen på skrift. Styrelsen råder til at få aftaler, priser og betingelser på skrift og til at være tydelig om, hvad der er inklusive og eksklusive. Spørg konkret, om levering, afhentning, rengøring, glas og kulsyre er med i prisen. Spørg også, hvad der sker med det, der ikke bliver brugt.

Det sidste har betydning. Ifølge Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen returnerer langt de fleste udlejere af fadølsanlæg pengene for ubrudte fustager, der leveres tilbage, og vin kan de fleste steder leveres tilbage, hvis flaskerne er uåbnede. Det gælder dog ikke alle, så spørg om vilkårene, før du bestiller. Kan du levere det uåbnede tilbage, kan du bestille en smule rundere uden at betale for det hele.

Femte trin: Gaver, der giver mening

Her er to forskellige poster: gaven til den, der holder fødselsdag, og en lille gave til gæsterne, hvis du overhovedet vil give en. Gæstegaver er aldrig nødvendige. Vil du give dem, så vælg noget småt og personligt, fx hjemmelavet marmelade eller en stikling fra en af dine planter.

Til den, der har fødselsdag, kan en personlig, brugt gave være både billigere og bedre end en ny. Det kan fx være en ældre bog, der passer til modtagerens interesser, eller et brugt stykke boligtilbehør. Det gælder især, hvis du ved, hvad modtageren leder efter. Se efter stand og fuldstændighed, og undersøg, om varen fungerer, før du pakker den ind. En skrevet hilsen i en brugt bog gør den ofte mere personlig end en ny.

Vælger du et gavekort, så notér udstedelsesdatoen. Gavekort og tilgodebeviser forældes 3 år efter, at de er udstedt, medmindre andet er aftalt. En kortere frist må ikke være urimelig kort. Se efter vilkårene på kortet.

Køber du en gave i en fysisk butik, så spørg om bytte. Man har kun bytte- og returret, hvis butikken selv vælger at tilbyde det. Gem derfor kvitteringen, og få noteret på den, at du har bytte- eller returret. Så kan modtageren bytte, hvis gaven ikke passer.

Sjette trin: Vælg, hvad der købes, lånes eller laves selv

Gå listen igennem post for post og sæt ét kryds:

• Låne: borde, stole, termokander, ekstra service. Spørg familie og naboer, før du lejer.
• Lave selv: kager, tilbehør, pynt og det meste af maden, hvis du har tid.
• Købe: det, der ikke kan lånes, og det, hvor din tid er dyrere end prisen.

Tid er også en udgift. Hvis du ikke har tid til at lave en ret, er det ikke en besparelse at love den.

Eksempel (opdigtet): Et selskab på papiret

Eksemplet er vores eget, og tallene er fiktive. De viser fremgangsmåden, ikke hvad et selskab koster. En familie holder fødselsdag for tyve gæster, heraf nogle børn og to chauffører, og sætter en ramme på 4.000 kr.

Posterne giver tilsammen 1.800 + 1.000 + 400 + 800 = 4.000 kr. Madposten svarer til 90 kr. pr. gæst (1.800 kr. delt på tyve). Familien låner stole af naboen, laver kagerne selv og regner med at levere uåbnede flasker tilbage efter selskabet, hvis forhandleren tager imod dem. Det, der bliver tilbage af den uforudsete post, flyttes tilbage til hverdagsbudgettet.

Efter selskabet

Skriv de faktiske udgifter ned ved siden af planen. Næste gang har du tal fra din egen husstand i stedet for gæt. Brug det månedlige budgettjek til at se, om selskabet har flyttet noget andet i budgettet. Flere ideer til gæster og ture finder du under Gæster, gaver og rejser.

Hvad guiden ikke dækker

• Guiden er ikke en prisoversigt. Priser på mad, drikkevarer, leje og gaver varierer, og du skal selv indhente dem.
• Den dækker ikke erhvervsarrangementer, bryllupper med professionel planlægning eller store lejede festlokaler med særlige kontrakter.
• Den giver ingen juridisk rådgivning. Er der uenighed med en udlejer eller leverandør, kan du finde den rette klageinstans på forbrug.dk eller kontakte en forbrugerorganisation.
• Den afgør ikke, hvor stor din ramme skal være. Det afhænger af din husstands økonomi og af, hvad selskabet betyder for jer.
• Har gæster alvorlige allergier, så spørg dem selv, hvad der er sikkert at servere. Gæt ikke.

Hvis et selskab ville presse jeres økonomi hårdt, er det klogere at gøre det mindre end at låne til det.